In vergaderingen gaat het om je achterste niet om je brein

Acht tips voor slechte vergaderingen.

1. Nodig iedereen uit. Het is heel normaal om mensen uit te nodigen voor een vergadering terwijl maar 10% van de agenda voor hen van toepassing is. Natuurlijk moet je dit niet doen. Bespreek deze agendapunten het eerst en laat ze weggaan als het klaar is.
2. Begin pas met de vergadering als iedereen er is. Goeie tip als je er zeker van wilt zijn dat niemand op tijd komt. Als je wacht op de laatkomers ben je met name onbeleefd naar de optijdkomers. Helemaal erg is natuurlijk wanneer je de laatkomers ook nog bij gaat praten.
3. Gebruik nooit en te nimmer een agenda. Prima natuurlijk als je uitgebreid en doelloos in de rondte wilt praten.
4. Degene die de vergadering leidt, praat het meest. Belangrijke tip als je denkt dat jij alle antwoorden hebt. Als dit zo is, waarom dan nog een vergadering?
5. Alleen degenen met goede ideeën mogen praten. Prima wanneer je betrokkenheid de kop in wilt drukken. Wanneer je niet zorgvuldig luistert naar alle ideeën ben je hier aardig mee bezig.
6. Laat mensen multitasken tijdens de vergadering. Wanneer je dit gelooft prima. Maar het is een onzinverhaal. In werkelijkheid word je IQ er zodanig door verlaagd dat je functioneert alsof je een nacht niet hebt geslapen.
7. Geef nooit opdrachten. Tenminste als je veel tijd wilt verspillen in vergaderingen. Actiepunten moet je niet alleen goed doornemen. Nieuwe acties moet je goed bespreken en checken op helderheid en commitment.
8. Eindig nooit op tijd. Een leuke uitspraak is dat je brein alleen dat kan verwerken wat je achterste kan verdragen. Wat maakt dat je denkt dat jouw vergadering belangrijker is dan de volgende afspraak? Zorg ervoor dat je minstens 5 minuten te vroeg eindigt.

Met dank aan Micheal Roger, de schrijver van dit stuk op teamworkandleadership

Ik heb met veel plezier de Engelse tekst vertaald.

Hoe zit het met jouw vergaderingen? Valt er nog meer te verbeteren?